【タスク管理】定期的にやるけど、期限が厳密ではないタスクのマネジメント方法

知っていらっしゃる方は少ないかもですが、タスク管理、そして、タスク管理アプリが、大好きです。 数ヶ月に1回タスク管理アプリを遷都するくらい好きです。移行期間は全くタスクが管理できなくて、いつも困ります。

定期的にやるけど、期限が厳密ではないタスクについて、僕が実施しているマネジメント方法について書きます。

タスク管理でいうと、大体、タスクに期限をつけたり、期限を表現するリストを作ったりして、マネジメントすると思います。 例えば、僕の場合、TodayとかThis Weekみたいなものから、Laterみたいな感じのリストを作っています。

僕も、そういう感じでやっているのですが、上記の方法だと、うまくいかない種類のタスクがあると思っています。

たとえば、「電気ポットを掃除する」類のタスクです。

このタスクは、1ヶ月に1回やるとしましょう。 が、別に、きっちり1ヶ月に1回ではなくてもいいはずです。40日後でも、20日後もでも、大丈夫。だけど、60日後はちょっと嫌だ。 厳密に期限は管理しないけど、過去にいつやったかは知りたい感じ。

こういうタスクを管理する時に、asanaやtrello, todist などのタスクを管理アプリで、管理すると色々都合がわるいのです。

期限が書かれたタスクとしてリピート登録されるようにすると、期限が過ぎたら、「期限が過ぎてます」みたいな表示になります。 別にそんなに期限が重要ではないので、アテンションが取られて、すごく邪魔。

一方、期限がないタスクとして、リピート登録されるようにしたとしても、大体30日後にやりたいタスクは、どのタイミングで、リピート登録されるべきなんでしょうか? こちらとして、20日後にこのタスクをしても、40日後にしてもいいわけです。この場合、タスクは、毎30日後に登録されるようにすべきか、はたまた20日後に登録されるようにすべきかが、悩ましいのです。 早めに登録すると、別に今やらなくてもいいタスクが、タスクリストに残り続け、丁度の時間に登録すると、早めにやる機会を奪われ、基本は遅くやりつづけることになります。

こういうタスクは、「前にいつやったか、つまり、前にやってからどれくらい経ったのか」さえ管理されてればいいのですが、そういう管理は、通常のタスク管理アプリではやりにくいのです。

では、僕はどうしているかというと、以下みたいな、Spreadsheetで管理しています。

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どういうものかというと、2つの動作をGoogle App Scriptで動かしています。

  • 毎日3時に、A列が、1ずつカウントアップされる
  • B列をチェックすると、A列は0にになる

こうすると、各タスクが、何日前にやったかが管理できます。タスクは、C列の期間に従って、大体その期間にやりますが、別に過ぎても痛くもないので、適当です。

このシートによって、「電気ポットを掃除する」みたいなタスクが、「前にやってから何日経ったのか」をもとに、ゆるく管理できるので、心が落ち着きますね。

一応、アプリでも、そういうものに特化したものもあります。僕も買ってみましたが、すでにspreadsheetを運用していたのと、ちょっとデータ預けるには不安だなぁと思って、使ってはいませんが。

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大体、人にこの話をすると、「そんなことまでしなくても。。。」という反応されますよね。。。